Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Päivitetty: 1.6.2009

Rekisterin nimi

Suomen Virtuaaliyliopiston ja Suomen Virtuaaliammattikorkeakoulun portaalien käyttäjätietorekisteri

Rekisterinpitäjät

Suomen Virtuaaliyliopiston palveluyksikkö
PL 1100, 02015 TKK
Internet-osoite: www.virtuaaliyliopisto.fi

Suomen Virtuaaliammattikorkeakoulu
Kehittämisyksikkö
Teiskontie 33
33520 TAMPERE
Internet-osoite: www.amk.fi

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt

Kehittämispäällikkö
Totti Tuhkanen
Puhelinnumero: 040 502 2526
Totti.Tuhkanen[at]virtuaaliyliopisto.fi

Projektipäällikkö
Martti Helevirta
Puhelinnumero: 040 801 6194
martti.helevirta[at]amk.fi

Rekisterin tekninen ylläpitäjä

Abako Media Oy
Finlaysoninkuja 23
33210 Tampere
Puhelinnumero: 03 3399 3500
Internet-osoite: www.abako.fi

Rekisterinpitäjät pidättävät oikeuden vaihtaa tarvittaessa rekisterin teknistä ylläpitäjää.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteritietoja voidaan käyttää Suomen Virtuaaliyliopiston ja Suomen Virtuaaliammattikorkeakoulun portaalien palveluissa. Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen: käyttäjien yksilöimiseen sitä vaativissa osapalveluissa (autentikointi) ja käyttäjien käyttöoikeuksien varmentamiseen sitä vaativissa osapalveluissa (autorisointi). Tietoja voidaan käyttää myös väärinkäytösten selvittämiseen ja niiltä suojautumiseen.

Rekisterin tietosisältö

Käyttäjä voi rekisteröityä järjestelmään joko oman korkeakoulunsa käyttäjätunnuksella (HAKA-kirjautuminen) tai itse rekisteröimällään tunnuksella (sähköpostiosoite). Käyttäjä voi muuttaa järjestelmässä vain niitä tietoja, jotka eivät tule omasta korkeakoulusta.

Kaikista rekisteröityneistä käyttäjistä tallennetaan sukunimi, kutsumanimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite ja tieto, onko käyttäjä jonkin korkeakoulun opiskelija tai henkilökuntaa.

HAKA-käyttäjätunnistuksella palveluun rekisteröityvästä tallennetaan aina korkeakoulutieto sekä tieto, onko hän opiskelija tai kuuluuko hän korkeakoulun henkilökuntaan.

Muulla kuin HAKA-käyttäjätunnistuksella palveluun rekisteröityvä käyttäjä voi tallentaa ei-pakollisena tietona korkeakoulutiedon sekä tiedon, onko hän korkeakoulun opiskelija tai kuuluuko hän korkeakoulun henkilökuntaan. Muulla kuin HAKA-käyttäjätunnistuksella palveluun rekisteröityvästä käyttäjästä tallennetaan järjestelmään salasana.

Suomen Virtuaaliammattikorkeakoulun käyttäjistä tallennetaan lisäksi etunimi, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Henkilötunnus tallennetaan ainoastaan ammattikorkeakoulujen opiskelijoista. Ammattikorkeakoulujen vaihto-opiskelijalla on mahdollisuus tallentaa henkilötunnuksen sijaan syntymäaika. Suomen Virtuaaliammattikorkeakoulun käyttäjä voi halutessaan antaa myös puhelinnumeronsa sekä täyttää tiedon sukupuolestaan. Ammattikorkeakouluopiskelijoista tallennetaan lisäksi opiskelijan itsensä VirtuaaliAMK:n palveluihin luovuttamia opiskeluun liittyviä tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan suostumuksellaan antamat tiedot sekä suomalaisten yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmät.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja käytetään vain Suomen Virtuaaliyliopiston ja Suomen Virtuaaliammattikorkeakoulun toimintaan, eikä niitä luovuteta muille osapuolille.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään palvelussa 14 kk käyttäjän viimeisen kirjautumisen jälkeen, minkä jälkeen ne poistetaan.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tiedot on tallennettu atk-järjestelmään. Tiedot on suojattu teknisesti siten, että ainoastaan portaalien ylläpitäjillä on niihin pääsy. Tallentamiseen käytettävät atk-järjestelmät ovat jatkuvan ylläpidon alaisia järjestelmän tietoturvan varmistamiseksi. Atk-laitteet sijaitsevat valvotuissa tiloissa. Internetissä siirrettäessä tiedot on suojattu SSL-tekniikalla.

Rekisteröinnin tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Käyttäjä voi tarkistaa omat tietonsa portaalin kirjautumisen jälkeen omien tietojen sivulta. Käyttäjällä on myös mahdollisuus pyytää itseään koskeva tieto paperiversiona rekisteriasioista vastaavalta henkilöltä.

Tietojen korjaaminen ja poistaminen

Käyttäjä voi itse korjata omat tietonsa portaaliin kirjautumisen jälkeen omien tietojen sivulta. Tiedot, jotka tulevat järjestelmään käyttäjän korkeakoulusta (HAKA-käyttäjätunnistus), käyttäjä korjaa korkeakoulunsa opiskelijatietojärjestelmään.

Käyttäjä voi itse milloin tahansa poistaa tietonsa järjestelmästä käyttöliittymän kautta. Käyttäjän tiedot voidaan myös poistaa maksutta käyttäjän pyynnöstä. Korjaus- ja poistopyynnöt on esitettävä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Pyynnön yhteydessä tulee toimittaa tiedot, joiden avulla voidaan varmistua käyttäjän henkilöllisyydestä vertaamalla niitä rekisterissä oleviin tietoihin.

Kielto-oikeus

Henkilötietoja ei käytetä sellaisiin tarkoituksiin, joihin käyttäjän kielto-oikeus on perusteltu.